Como celebrar um novo acordo

>> Que tipo de acordo assinar?

>> Passo-a-passo para celebração de Acordos

>> Passo-a-passo para celebração de Protocolos de Intenções

>> Como deve ficar o Processo contendo o Acordo

>> Como deve ficar o Processo contendo o Protocolo de Intenções

>> Tramitação do Processo contendo o Acordo

>> Tramitação do Processo contendo o Protocolo de Intenções

>> Observações

>> Perguntas Frequentes

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A celebração de uma parceria internacional entre a UFRJ e uma universidade ou outra instituição de ensino superior estrangeira, se dá através de um instrumento jurídico – geralmente, um Acordo de Cooperação - assinado pelo Reitor da UFRJ e pelo Reitor da instituição parceira ou outra autoridade competente.

 

Normalmente, os acordos são assinados em 04 (quatro) vias - 02 (duas) em português e 02 (duas) no idioma da instituição parceira. Caso se trate de Acordo de Cooperação entre a UFRJ e outra instituição de língua portuguesa, bastará obter a assinatura dos Reitores em 02 (duas) vias.

 

É recomendável que o Gestor de Relações Internacionais da sua unidade, se houver, tome conhecimento da proposta de parceira.

 

Qual tipo de acordo assinar

 

Deve-se assinar um Protocolo de Intenções quando...

... pretende-se registrar formalmente o interesse em cooperar no futuro. Trata-se de um “aperto de mãos por escrito”;

... pretende-se registrar formalmente o interesse em cooperar caso sejam concedidos recursos financeiros. Trata-se geralmente de documento que deve integrar propostas de pesquisa submetidas às agências de fomento

 

Deve-se assinar um Acordo quando...

... pretende-se promover o intercâmbio entre as Partes, seja de estudantes, docentes ou técnicos-administrativos;

... pretende-se promover projetos de pesquisa conjuntos

 

Deve-se assinar um Termo Aditivo quando...

... pretende-se ampliar a abrangência de um acordo em vigor (p.ex. incluir uma unidade acadêmica no programa de intercâmbio já existente);

... pretende-se prorrogar o prazo de vigência de um acordo em vigor

 

	A UFRJ não pode mais celebrar Acordos Gerais ou Convênios Gerais, do tipo "guarda-chuva". Caso haja interesse em registrar formalmente o interesse em cooperar no futuro, recomendamos que seja proposto um Protocolo de Intenções. Caso haja interesse em executar intercâmbio ou cooperação científico-tecnológica, deve-se propor diretamente um acordo específico.

 

Acordo de Cooperação

Entre órgãos e entidades da administração pública, com terceiros e entre si, quando não envolver o repasse de recursos de um ente ao outro, visando ao desenvolvimento de ações de interesse comum entre as Partes, com descrição clara e objetiva das atividades a que se propõem as Partes envolvidas.

 

Convênio

De natureza semelhante ao Acordo, envolvendo o repasse de recursos de um ente ao outro. 

 

Termo Aditivo

Instrumento jurídico suplementar, que passa a integrar o documento principal o qual poderá ser um Acordo ou Convênio.

Devem constar as cláusulas ou itens a serem alterados pelo Termo e as demais permanecendo em vigor. 

 

Protocolo de Intenções ou Memorando de Entendimento

Acordo menos formal que estabelece a vontade das partes em cumprir um compromisso no futuro, sem criar obrigações entre as Partes. 

 

 

Passo-a-passo para celebração de Acordos

1. Determinar os termos do acordo nos dois idiomas. Há modelos e geradores de Acordos Específicos e Termo Aditivo para vários fins disponíveis na página de Downloads do website da DRI. As devidas especificidades e exigências de cada acordo devem ser modificadas, conforme as exigências jurídicas específicas da instituição parceira.

 

2. Elaborar um Plano de Trabalho. Há exemplo de Plano de Trabalho disponível na página de Downloads do website da DRI. O Plano de Trabalho deve conter no mínimo:

 

a. Razões da propositura do acordo, seus objetivos e sua adequação à missão institucional das partes envolvidas;

b. Identificação do objeto a ser executado;

c. Metas a serem atingidas;

d. Etapas ou fases de execução;

e. Previsão de início e fim da execução do objeto.

f. Assinatura do/a Coordenador/a do Acordo.

 

3. Preencher o Formulário “Acordos Acadêmicos Internacionais” disponível na página de Downloads do website da DRI. Todos os campos do Formulário “Acordos Acadêmicos Internacionais” devem ser preenchidos pela unidade acadêmica proponente do Acordo e a esta compete, também, a tradução dos documentos listados nesse formulário segundo orientações nele descritas.

 

4. Abrir processo contendo o Formulário “Acordos Acadêmicos Internacionais” devidamente preenchido e todos os documentos listados nesse formulário. Lembre-se que todas as folhas devem ser numeradas e rubricadas em ordem cronológica e todas folhas em branco devem estar identificadas pelo carimbo "Em branco" no verso.

 

Passo-a-passo para celebração de Protocolos de Intenções

1. Determinar os termos do Protocolo de Intenções nos dois idiomas. Há um modelo e um gerador de Protocolo de Intenções disponível na página de Downloads do website do SCRI. As devidas especificidades e exigências de cada Protocolo devem ser modificadas, conforme as exigências jurídicas específicas da instituição parceira.

 

3. Preencher o Formulário “Protocolos de Intenções” disponível na página de Downloads do website da DRI. Todos os campos do Formulário “Protocolos de Intenções” devem ser preenchidos pela unidade acadêmica proponente do Protocolo.

 

4.Abrir processocontendo o Formulário “Protocolos de Intenções” devidamente preenchido e todos os documentos listados nesse formulário. Lembre-se que todas as folhas devem ser numeradas e rubricadas em ordem cronológica e todas folhas em branco devem estar identificadas pelo carimbo "Em branco" no verso.

 

Como deve ficar o Processo contendo o Acordo

O proponente deverá abrir um processo no protocolo da sua unidade acadêmica, que deverá conter, ao sair da sua unidade, no mínimo:

 

Requerimento para Abertura de Processo;

Formulário “Acordos Acadêmicos Internacionais” devidamente preenchido;

Minutas do Acordo, sendo 01 em português e 01 em língua estrangeira, se houver.

Plano de Trabalho;

Demais documentos listados no Formulário “Acordos Acadêmicos Internacionais”

Ata da Reunião da Congregação ou do Conselho Deliberativo em que as minutas do acordo foram aprovadas;

Despacho para o Conselho de Coordenação do respectivo Centro;

Todas as minutas do Acordo a serem assinadas - normalmente 04 vias, sendo 02 em português e 02 no idioma da instituição parceira – sem assinatura, sem furos e sem numeração, dentro de um envelope plástico transparente anexo ao processo. (Essas são as vias que serão assinadas pelo Reitor da UFRJ, após a aprovação de todas as instâncias).

 

Lembre-se que todas as folhas devem ser numeradas e rubricadas em ordem cronológica e todas folhas em branco devem estar identificadas pelo carimbo "Em branco" no verso. 

 

Como deve ficar o Processo contendo o Protocolo de Intenções

O proponente deverá abrir um processo no protocolo da sua unidade acadêmica, que deverá conter, ao sair da sua unidade, no mínimo:

 

Requerimento para Abertura de Processo;

Formulário “Protocolos de Intenções” devidamente preenchido;

Minutas do Acordo, sendo 01 em português e 01 em língua estrangeira, se houver.

Ata da Reunião da Congregação ou do Conselho Deliberativo em que as minutas do acordo foram aprovadas;

Despacho para o Conselho de Coordenação do respectivo Centro;

Todas as minutas do Protocolo a serem assinadas - normalmente 04 vias, sendo 02 em português e 02 no idioma da instituição parceira – sem assinatura, sem furos e sem numeração, dentro de um envelope plástico transparente anexo ao processo.(Essas são as vias que serão assinadas pelo Reitor da UFRJ, após a aprovação de todas as instâncias).

Lembre-se que todas as folhas devem ser numeradas e rubricadas em ordem cronológica e todas folhas em branco devem estar identificadas pelo carimbo "Em branco" no verso.

 

 

Como é a Tramitação do Processo contendo o Acordo

1. O processo é aberto na unidade acadêmica pelo proponente do Acordo;

 

2. O processo passará pela Congregação ou pelo Conselho Deliberativo da respectiva unidade acadêmica para apreciação das minutas do Acordo;

 

3. Em caso de aprovação, o processo seguirá para o Conselho de Coordenação do respectivo Centro para apreciação;

 

4. Em caso de aprovação, o processo seguirá para a DRI para revisão técnica do conteúdo do processo quanto à adequação à legislação e aos regulamentos internos;

 

 Caso a minuta do Acordo contenha cláusula(s) sobre Propriedade Intelectual e/ou Sigilo de Resultados, o processo seguirá para a Agência UFRJ de Inovação, com posterior retorno à DRI;

 

5.Em caso de aprovação, o processo seguirá para a Procuradoria Federal, com posterior retorno à DRI;

 

6.a. Em caso de aprovação sem restrições, o processo seguirá para a Secretaria de Órgãos Colegiados para apreciação das minutas pelo Conselho Superior de Coordenação Executiva (CSCE), com posterior retorno à DRI;

 

6.b. Em havendo retificações a serem feitas, o processo seguirá para a unidade acadêmica proponente do Acordo para que sejam tomadas as devidas providências, com posterior retorno à DRI e prosseguimento do item 6.a;

 

7. Em caso de aprovação pelo CSCE, as vias do Acordo anexas ao processo serão submetidas à assinatura do Reitor, com posterior retorno à DRI;

 

8. Após a assinatura do Reitor, o processo seguirá para a unidade acadêmica proponente do Acordo para providências quanto à obtenção da(s) assinatura(s) da Instituição Parceira e/ou quanto ao envio das vias totalmente assinadas a esta instituição, com posterior retorno do processo à DRI.

9. Enquanto estiver vigente, o processo ficará armazenado na DRI, salvo exceções.

Como é a Tramitação do Processo contendo o Protocolo de Intenções

1. O processo é aberto na unidade acadêmica pelo proponente do Protocolo de Intenções;

 

2. O processo passará pela Congregação ou pelo Conselho Deliberativo da respectiva unidade acadêmica para apreciação das minutas do Protocolo de Intenções;

 

3. Em caso de aprovação, o processo seguirá para o Conselho de Coordenação do respectivo Centro para apreciação;

 

4. Em caso de aprovação, o processo seguirá para a DRI para revisão técnica do conteúdo do processo quanto à adequação à legislação e aos regulamentos internos;

 

5.a. Em caso de aprovação sem restrições, o processo seguirá para a Secretaria de Órgãos Colegiados para apreciação das minutas pelo Conselho Superior de Coordenação Executiva (CSCE), com posterior retorno à DRI;

 

5.b. Em havendo retificações a serem feitas, o processo seguirá para a unidade acadêmica proponente do Protocolo de Intenções para que sejam tomadas as devidas providências, com posterior retorno à DRI e prosseguimento do item 5.a;

 

6. Em caso de aprovação pelo CSCE, as vias do Protocolo de Intenções anexas ao processo serão submetidas à assinatura do Reitor, com posterior retorno à DRI;

 

7. Após a assinatura do Reitor, o processo seguirá para a unidade acadêmica proponente do Protocolo de Intenções para providências quanto à obtenção da(s) assinatura(s) da Instituição Parceira e/ou quanto ao envio das vias totalmente assinadas a esta instituição, com posterior retorno do processo à DRI.

 

8. Enquanto estiver vigente, o processo ficará armazenado na DRI, salvo exceções.

 

Observações

Muitas vezes, o despacho para o Conselho de Coordenação do respectivo Centro é feito no próprio Requerimento de Abertura de Processo, conforme exemplo a seguir: “Encaminhamos para apreciação do Conselho de Coordenação do [NOME DO CENTRO] minutas do Acordo Geral entre a UFRJ e a [NOME  DA INSTITUIÇÃO PARCEIRA]. Informamos que as referidas minutas do Acordo Geral foram aprovadas pela(o) Congregação/Conselho Deliberativo da [UNIDADE DA UFRJ] em reunião realizada no dia ____ de __________ de _____.”

Nesse caso, como preencher o Requerimento para Abertura de Processo? De: NOME DA UNIDADE Para: PRESIDENTE DO CONSELHO DE COORDENAÇÃO DO RESPECTIVO CENTRO Interessado: NOME DA INSTITUIÇÃO PARCEIRA Assunto: ACORDO GERAL ENTRE A UFRJ E...